【文件档案管理办法】为规范文件档案的管理流程，提高档案管理的科学性和有效性，确保文件资料的安全、完整和可追溯性，特制定本《文件档案管理办法》。该办法适用于公司内部各类文件、资料的归档、保管、调阅及销毁等全过程管理。
一、管理原则
1. 统一管理：所有文件档案由档案管理部门统一归口管理。
2. 分类管理：根据文件性质、用途和重要程度进行分类管理。
3. 安全保密：涉及机密或敏感信息的文件应采取严格的保密措施。
4. 定期清理：对过期或无保存价值的文件按规定程序进行清理和销毁。
5. 责任明确：明确各部门在文件管理中的职责与权限。
二、适用范围
本办法适用于公司内部所有部门及员工在日常工作中产生的各类文件资料，包括但不限于：
- 行政文书
- 会议记录
- 合同协议
- 项目资料
- 财务报表
- 人事档案
- 技术文档
三、管理流程
| 环节 | 内容说明 |
| 文件形成 | 各部门在工作过程中形成的文件应及时整理并提交至档案管理部门 |
| 归档登记 | 档案管理人员对文件进行编号、登记、分类，并录入管理系统 |
| 保管维护 | 文件按类别存放在专用档案柜中，定期检查、防潮、防火 |
| 调阅使用 | 需调阅文件时，填写调阅申请单，经审批后方可借阅 |
| 保存期限 | 根据文件性质确定保存年限，到期后按程序处理 |
| 销毁处理 | 对无保留价值的文件，经审批后由专人监督销毁 |
四、责任分工
| 部门 | 职责说明 |
| 档案管理部门 | 负责文件的接收、归档、保管、调阅及销毁管理 |
| 各业务部门 | 负责文件的整理、提交及使用过程中的管理 |
| 审计/合规部 | 对档案管理进行监督检查，确保制度落实 |
| 信息技术部 | 提供档案管理系统的技术支持与数据安全保障 |
五、附则
1. 本办法自发布之日起施行，原有相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。
2. 本办法由档案管理部门负责解释和修订。
通过实施《文件档案管理办法》，能够有效提升公司文件管理的规范化水平，保障企业运营的连续性和信息的安全性。各相关部门应严格遵守本办法，共同维护良好的档案管理体系。
