在日常的工作和生活中，我们常常需要通过书面形式与他人进行沟通交流，而联络函就是一种非常常见且实用的工具。它主要用于单位之间、部门之间或个人之间的信息传递和事务协调。一份规范的联络函不仅能提高工作效率，还能体现专业的态度。那么，如何正确地书写联络函呢？本文将为您详细介绍联络函的基本格式及注意事项。

一、标题

标题是联络函的核心部分，应简明扼要地概括主要内容。例如，“关于XX事项的联络函”、“紧急通知：关于XX问题的处理意见”等。标题不宜过长，通常控制在一行内，字体可适当加粗以突出重点。

二、称谓

称谓是对收件方的尊称，应根据实际情况填写具体的单位名称或个人姓名。如“尊敬的XX公司”、“亲爱的XX先生/女士”。如果收件方为多个单位或多人，则需逐一列出，确保无遗漏。

三、正文

正文是联络函的主要内容所在，应包含以下要素：

1. 背景介绍：简述事情发生的起因、现状及相关背景信息，使对方能够快速了解情况。

2. 具体要求：明确表达希望对方采取的具体行动或提供的支持，语言要清晰准确，避免歧义。

3. 时间安排：如有明确的时间节点，请务必注明，以便对方合理安排工作进度。

4. 联系方式：提供有效的联系方式（电话、邮箱等），方便后续沟通确认。

四、结尾

结尾部分可以使用礼貌性的话语结束全文，如“特此函达，敬请查收并回复”、“期待您的配合和支持”等。同时，不要忘记加盖公章或签名，以示正式性和权威性。

五、附件说明（视情况而定）

如果联络函中涉及附件材料，则应在正文中提及，并在文末附上附件清单，便于对方查阅。

六、注意事项

1. 简洁明了：尽量避免冗长复杂的句子，力求言简意赅。

2. 尊重对方：注意措辞得体，体现出对对方的尊重与友好。

3. 检查核对：完成初稿后，务必仔细校对，防止出现错别字或数据错误等问题。

4. 灵活调整：根据不同场合和对象的特点，适当调整联络函的内容和语气。

总之，撰写一份优秀的联络函不仅需要扎实的文字功底，还需要良好的逻辑思维能力和敏锐的洞察力。希望大家能够熟练掌握这一技能，在今后的工作中游刃有余！